Hogyan szerkesszünk szöveget? – 3. rész: A szerkesztés menete, ismerkedés a szövegszerkesztővel

Beküldte charmed – 2015. júl. 20. 22:50

Linux_Libertine

Az előző részekben (első és második rész) megismerkedtünk a szövegszerkesztés során használatos alapvető műveletekkel és a dokumentumok jellemzőivel, valamint tisztáztuk a tiltott műveleteket is. Jelen alkalommal áttekintjük, hogy a már ismert műveleteket milyen sorrendben célszerű végrehajtani a saját dolgunk megkönnyítése érdekében.

A következő résztől kezdve pedig már konkrét beállításokat fogok mutatni, hogy mit is kell csinálni, ha egyéni stílust szeretnénk beállítani, oldaltörést, hasábokat vagy egyebeket szeretnénk.

Megfelelő program kiválasztása

Amikor dokumentumkészítésre adjuk a fejünket, első teendőnk, hogy megállapítsuk a céljainknak megfelelő formátumot: Mire van szükségünk? Szöveges dokumentumra néhány képpel, kisebb táblázattal? Nagy táblázatra? Mivel a szövegszerkesztő szövegszerkesztésre való, nem pedig táblázatkezelésre, nem érdemes vele kínlódni, amennyiben 3×3-as táblázatnál nagyobbra van szükségünk. Készítsük el táblázatkezelőben, mentsük ki képként, és a képet már gond nélkül beilleszthetjük a szöveges dokumentumba. Amennyiben számos képet szeretnénk beilleszteni, szintén nem a szövegszerkesztő a mi programunk, hanem a kiadványszerkesztő. De mind a táblázatkezelő, mind a kiadványszerkesztő meghaladja jelen cikkünk kereteit.

Tehát mikor használjuk a szövegszerkesztőt?

csupán szöveges dokumentumot készítünk,
mindössze néhány kép/ábra szerepel az amúgy szöveges dokumentumban,
néhány kicsi, számolást/függvényeket nem igénylő táblázatot szúrunk be az amúgy szöveges dokumentumba,
szükségünk van szöveg/bekezdés keretezésére, kiemelésére, háttérszín beállítására.

Manuális és automatikus mentés

Miután ezt végiggondoltuk, és arra jutottunk, hogy a szövegszerkesztő megfelelő lesz számunkra, gondoskodjunk a dokumentum automatikus mentéséről.

Az automatikus mentés azt jelenti, hogy a szövegszerkesztő program a beállított időközök elteltével mindenféle beavatkozás nélkül, magától készít egy mentést a dokumentum aktuális állapotáról. Amennyiben bármilyen okból bezáródna a program (mentés nélkül), a következő induláskor a legutóbbi automatikus mentést felajánlja visszaállításra, így csak legfeljebb annyi munkánk veszik el, amennyit a legutóbbi automatikus mentés óta készítettünk.

Annak érdekében, hogy az esetlegesen elvesző részeket minimalizáljuk, célszerű lehet 5-10 percre állítani a mentések gyakoriságát. Az 5 percnél rövidebb periódus nagyobb terjedelmű dokumentumnál indokoltan rendszerterhelésben, esetleg a szövegszerkesztő ideiglenes használhatatlanságában nyilvánulhat meg. Én személy szerint 5 percre állítottam az automatikus mentés értékét, és több száz oldalas dokumentum esetén sem érezhető a mentésből semmi.

Az automatikus mentés ellenére szükséges, hogy mi magunk is rendszeresen készítsünk mentéseket a dokumentumról. Főleg nagyobb változások után. Ha mondjuk egy meglévő rész kerül átírásra, vagy több helyen javítunk valamit a szövegben, célszerű, ha rutinszerűvé válik a Ctrl-S lenyomása (mentés) a művelet után. Hiába az automatikus mentés, visszaállítás után nem biztos, hogy hamar megtaláljuk a kérdéses részt, amit korábban átírtunk, például szórendet vagy elgépelést javítva.

A legjobb gyakorlat az lehet, ha új dokumentum létrehozásakor még üresen elmentjük. Így biztosan nem fordulhat elő, hogy figyelmetlenségből mentés nélkül lépünk ki a programból, valamint az automatikus mentés ráment az első manuális mentésünkre, nem pedig a szövegszerkesztő program egy eldugott könyvtárába kerül semmitmondó névvel. Nem tart semeddig menteni egy dokumentumot szerkesztés előtt, de később ez a művelet meghálálja magát.

Oldalméret és -tájolás

Az új dokumentum megnyitása és mentése után a következő feladat az oldalméret és az oldaltájolás meghatározása, majd beállítása.

Az oldal mérete szintén attól függ, hogy milyen célra milyen dokumentumot szándékozunk készíteni. Nyilván más oldalméretet igényel egy hirdetmény és egy beadandó dolgozat. Tehát az első, hogy tisztázzuk az alábbi dolgokat:

Kinyomtatásra kerül-e majd a dokumentum?
Szükséges lesz-e bekötni, összefűzni a dokumentumot (pl. dolgozat)?
Kitűzésre, kiragasztásra kerül valahová (pl. hirdetmény)?
Nyomtatás nélküli e-dokumentumnak készül?

A leggyakoribb oldalméret az A/4, ami a fénymásolólap mérete. Ez is a szövegszerkesztők alapértelmezett értéke. Egyéni igényektől függően könnyen módosíthatjuk, de általában tökéletesen megfelel az eredeti méret.

Amennyiben a dokumentum célját sikerül tisztázni, valamint nagyjából van elképzelésünk a dokumentum tartalmáról, valószínűleg tudjuk, hogy álló vagy fekvő oldaltájolásra van-e szükségünk. Az alapértelmezett az álló tájolás, ami az esetek nagy részében megfelel.

Ne feledjük, hogy bármilyen oldalméret esetén lehetséges mind álló, mind fekvő tájolást használni, valamint azt sem, hogy az oldaltörés és a stílusok segítségével egy dokumentum tartalmazhat eltérő méretű és tájolású oldalakat.

Margók

Miután meghatároztuk és beállítottuk az oldal méretét és tájolást, jöhetnek a margók. Erre nem lehet általános értékeket mondani, mivel nagyban függ a felhasználási területtől, a megjelenés helyétől és formájától (pl. online brossúra vagy könyv), az oldalszámtól, nyomtatás esetén a papír vastagságától és a kötéstől.

Általános célra, illetve amennyiben nem adottak az elvárt értékek (pl. nyomda vagy tanár által), az alapértelmezett értékek megfelelőek lehetnek. Amire viszont nagyon figyeljünk, hogy az oldalméret változtatások után a margókat is arányosan utána állítsuk. Nagyon furcsán nézne ki ugyanis egy A/5-ös (írólap) vagy A/3-as (két fénymásolólap nagyság) oldal 2 centis margóval, ami az A/4-nek tökéletes.

Arra is figyeljünk, hogy nyomtatásra és összefűzésre szánt dokumentáció esetén a belső margóra számoljunk kötési margót (ez az oldalszámtól függ), hogy a sorok ne közvetlenül a gerincnél kezdődjenek és érjenek véget, mert így azt szét kell feszíteni az olvasáshoz. Valamint a külső margó beállításánál vegyük figyelembe, hogy az olvasó ott fogja tartani az irományunkat, és nem lenne célszerű, ha az ujjával kitakarná a szöveget maga elől.

Célszerű lehet tesztoldalt nyomtatni annak megállításához, hogy a margók mennyire ideálisak. Túl nagy margót sem célszerű beállítani, mert akkor csökken a szövegtükör mérete, ahová írhatunk, így gazdaságtalan a nyomtatás, mivel ugyanannyi szöveg több oldalt fog igényelni.

Betűtípusok és méret

Röviden: egyéni ízlés kérdése, hogy ki hová milyen betűtípust választ. A betűméret már kevésbé szubjektív. Kétség esetén használjuk a beépített stílusokat!

Én csak néhány tanácsot adok:

Ne keverjük a betűtípusokat! Vagyis egy oldalon lehetőleg ne legyen háromnál több betűtípus, méret és formázás (pl. félkövér).
Ne használjunk egymás melletti betűméreteket. Tehát ne csináljunk olyat, hogy a szövegtörzs 12 pontos, a cím pedig 13-as, mert nehezen látszik a különbség.
Címnek, fejezetcímnek lehetőleg talpatlan betűtípust válasszunk (pl. Linux Biolinum, Arial) és 16-18 pont közötti betűméretet.
Folyószövegnek pedig talpasat (pl. Linux Libertine, Time New Roman) és 10-12 pontos betűméretet. Ne féljünk a 10, 11-es betűmérettől! Nyomtatásban nagyobb, mint amilyennek a gépen tűnik. Amennyiben bizonytalanok vagyunk, nyomtassunk egy próbaoldalt. Elektronikus dokumentum esetén maradjunk a 12 pontnál.
Lehetőleg ne használjunk aláhúzást és színes betűket, mert rendkívül zavaró. Főleg nyomtatásban.

Hosszabb szöveg esetén érdemes nem túl cifra, könnyen olvasható betűtípus választani, ám egy meghívó vagy egyéb speciális dokumentum elviseli az érdekesebbeket is, mivel ezeken rövidebb a szöveg. Fontos, hogy több sort meghaladó terjedelem esetén lehetőleg kerüljük el a kézírást utánzó, a gótikus és egyéb díszített betűtípusokat.

Stílusok

Amikor egy szöveges dokumentumot készítünk, általában előre tudjuk, milyen formázásra lesz szükség. Vagy ha pontosan nem is, elképzelésünk van róla, hogy például címből, alcímből, fejeztecímből, alfejezetcímből és szövegtörzsből áll majd a dokumentum. Ezek alapján már nagyjából tudjuk, hány stílust kell létrehoznunk. Én személy szerint több szövegtörzshöz való stílust használok, ugyanis van külön azoknak a bekezdéseknek, amelyek elé térközt szeretnék tenni. Ugye már tisztáztuk korábban, hogy nem jó, ha egy stílussal kétféle formázást valósítunk meg.

A fenti példában tehát hat stílusra lesz szükségünk. Mivel egy kivételével mindegyik alapértelmezett stílus, akár azokat is használhatjuk, így nem kell saját stílusokat létrehozni. A szövegtörzshöz való beépített stíluson alapuló egyéni stílusnál pedig csupán azt kell megadni, hogy a bekezdés előtt mondjuk 0,5 cm-es térköz legyen. A cím és címsor stílusok alapból rendelkeznek térközzel.

Ha a szövegszerkesztő saját stílusai nem tetszenek, két lehetőségünk van:

Amennyiben egy létező stílust kis mértékben kívánunk módosítani (pl. térköz hozzáadása), létrehozhatunk a létező stílusra épülő egyéni stílust, így csak a saját módosításunkat kell megadnunk.
Amennyiben teljesen új stílust szeretnénk, mindent magunknak kell megadnunk és beállítanunk, így valószínűleg semmit nem tudunk megtartani a szülő stílusból. Épen ezért meg is lehet adni minden stílusnál, hogyha esetleg nem alapul más stíluson.

A stílusok megadásánál gondoljuk át, amit eddig tanultunk:

ne keverjük a betűtípusokat, méreteket, formázásokat: mindig a szövegrész funkciójának megfelelően válasszuk ki ezeket,
ügyeljünk a megfelelő tagolásra, ezért használjunk térközt: címsoroknál a bekezdés előtt és után is lehetséges, szövegtörzsnél általában vagy csak előtte vagy csak utána,
állítsuk be a kívánt sorközt: folyószövegnél használjunk 110-130%-os arányos sorközt,
a szövegrészhez megfelelő igazítást válasszunk: címeket középre igazítottra, szövegtörzset általában sorkizártra formázzuk,
gondoskodjunk a szöveg nyelvének megfelelő helyesírás-ellenőrzésről és automatikus elválasztásról,
figyeljünk az árva- és fattyúsor kezelésre,
szükség esetén állítsuk be az oldaltörés és a soregyen lehetőségeket,
adjuk meg, hogy az adott stílust melyik másik követi, így elkerülhetjük, hogy minden egyes bekezdésnél nekünk kelljen ezt megadnunk.

Hogyha automatikus oldaltörést szeretnénk mondjuk minden fejezetnél, tehát az, hogy minden fejezet új oldalon kezdődjön, szintén a stílusok lesznek a segítségünkre. Ennek megoldását egy következő részben mutatom majd be.

Utómunka

A stílusok létrehozása után a szövegtörzs stílusa alapján célszerű lehet az oldalbeállításoknál a soregyen opciót bejelölni, ezáltal a dokumentum bal és jobb oldalán egy magasságban lesznek a sorok.

A következő lépés az élőfej és élőláb hozzáadása majd testreszabása lehet különböző mezők felvételével. Ezekre a későbbi részek valamelyikében részletesen kitérek majd.

Ezek után nincs más dolgunk, mint a címet formázni a címnek szánt stílussal, majd a szövegszerkesztő a következő bekezdést automatikus az alcímnek szánt stílussal fogja formázni, amennyiben ezt a cím stílusnál beállítottuk. Az alcím után fejezetcím, azután alfejezetcím, végül szövegtörzs stílusú bekezdések jönnek létre automatikusan, ha minden stílusnál jól megadtuk a következő stílust. Ennek módját a sorozat egy későbbi részében fogjuk megismerni.

Ezáltal egy gyakorlatilag önformázó dokumentumunk lesz, ahol nekünk csak arra kell figyelnünk, hogy begépeljük a szöveget, valamint minden fejezetcímet formázunk a megfelelő stílussal, hogy a szövegszerkeztő onnan újra tudja, melyik stílusokat kell használnia a későbbiekben.

Ígérem, a következő részben már tényleg gyakorlati dolgokat fogunk megnézni. Ám előtte még pár gondolatot mondanék a szövegszerkesztőkről.

Dióhéjban a szövegszerkesztőről

Nem mondok újat, ha kijelentem, hogy a szövegszerkesztő elsődleges funkciója a szövegek formázása, szerkesztése. Ám a mai szövegszerkesztők már kompromisszumokkal ugyan, de kiadványszerkesztésre is használhatóak. Ilyen a LibreOffice is. Ezért mi a következő részektől a LibreOffice Writert fogjuk használni a sorozat folyamán, ami egy teljesen ingyenes, nyílt forráskódú, magyar nyelvű program. Aki ismeri a Microsoft Office 2003 Word-jét, hamar ki fogja ismerni magát az LibreOffice Writeren is. Ez azok számára is jó hír, akik nem kedvelik az újabb Microsoft Office-ok szalagos menüjét, hiszen a LibreOffice a megszokott menüt használja.

A legújabb stabil LibreOffice irodai csomag innen tölthető le magyarul. A fő telepítőkészletre és a lefordított felhasználói felületre mindenképpen szükség van a magyar programért, a beépített súgó opcionális.

Amennyiben Linuxot használsz, valószínűleg már telepítve van, ha mégse lenne, akkor szinte biztos, hogy a tárolókban megtalálod. Végső esetben, a fenti linket is használhatod.

A Writert számos kiegészítővel ruházhatjuk fel, testre szabhatjuk az ikonokat, hogy a céljainkat még jobban segítse és még inkább kézre álljon. A cikksorozat további részeiben ilyen kiegészítőket is be fogok mutatni, amelyek megkönnyíthetik a munkánkat.

Ez alkalommal ennyi volt a Hogyan szerkesszünk szöveget. A következő részben már a gyakorlatra fogunk fókuszálni. Tartsatok velünk akkor is!